Geleneksel endüstriyel sistemimizde, ideal çalışma ortamını, ideal ekip yapısını ve ideal çalışma kültürünü yaratmak için kurumlar ve çalışanları olarak ömürlerimizi harcadık. Burada, geleneksel sistemlerin yapısal her türlü değişikliği ‘bir ideal’ kalıbı içerisinde değerlendirmeye çok müsait bir alan sunması da bir gerçek.

Dijital dünyanın yeni gerçeklerini duymaya başladığımızda bu kez dönüşüm reçeteleriyle dijital dünyanın yeni ideallerine çalışmaya başladık. Açık ofis alanları, proje bazlı çalışan ekiplerin şirketlerde artmaya başlaması bu reçetelerin birkaç sonucundan biriydi.

Resme daha bütünsel baktığımız işin geleceğinin; daha büyük bir çatıda ve perspektifte değerlendirilmesi gereğini şimdilerde pandemi şokuyla deneyimliyoruz. 

Değişecek olan sadece ofisin alanı değil ortak ve birlikte çalışmanın kurallarının yeniden oluşturulması gereği. İş yeri ile ilgili alıştığımız herşeyin değişiminin içindeyiz. Teker teker gidelim gelin.

-Son birkaç haftadır uluslarası şirketlerin de gündeminde olan ortak konu, pandemi sonrası ekiplerin nasıl çalışacağı. Bir süredir herkes temassız çalışma hayatını deneyimliyor.  Gartner’ın geçtiğimiz haftalarda şirketlerin CFO’larıyla yapılan son araştırmasına göre; CFO’ların yaklaşık yüzde 74’ü, COVID-19 pandemisi nedeniyle evden çalışmaya zorlanan bazı çalışanlarının pandemi bittikten sonra uzaktan çalışmaya devam etmesini bekliyor. 

-Eve gidenin bir daha geri gelmek istememesi sadece ekip yapısını değil, ekiplerin niteliğini, ekiplerin yetkinliklerini de etkileyen bir konu. Hangi işin hangi sorumluluk alanlarıyla uzaktan ekiplerce yapılması konusu var, ekiplerin uzaktan çalışma noktasında teknolojik yetkinliklerinin yeterli olmaması var, ihtiyaçları olacak bilgi teknolojileri destekleriyle şirketlerin bu konuda strateji ve yatırımlarını tekrar gözden geçirmesi gereği var. 

-Diyelim ki bir departmanda 10 kişilik bir ekibiniz var, 6’sı evden çalışacak, 4’ü ofise gidecek. Aradaki iletişim ve işbirliği kültürü, iletişim ve işbirliğinin sağlanacağı teknolojik altyapıların seçimi, bu araçları kullanma yetkinliklerinin arttırılması bir diğer konu.

-Hibrit çalışma ortamının bu yapıya uygun yeni kural setlerinin geliştirilmesi, hem işveren hem çalışan açısından önemli. Hukuk’un canlı bir mekanizma olmasını de deneyimliyoruz, yeni iş hayatına göre de kurallar çalışılmalı. 

Buradan itibaren konuyu ikiye ayırarak incelemek lazım:

1.Evden çalışanların ortamı

2.Ofiste olanların ortamı

Evden çalışacak olanların iyi bir bilgisayar, kuvvetli bir internet vb ihtiyaçlarının karşılanması bir yana kritik konu çalışanın evden çalışmaya uygun bir ev ve sosyal hayatının da olup olmadığı. Pandemi sürecinde çok kişi mutfakta ya da salonlarının bir yerini çalışma masasına dönüştürerek çalıştı. Çocukların da evde olduğunu düşünürsek bu süre pek çok çalışan için çok zorlu geçti. Evden çalışacak çalışanların seçimi; yapılacak projelerin/işlerin niteliği olduğu kadar; çalışanın  ev hayatının buna ne kadar uygun olup olmadığı ile de ilgili. 

Ofisin dışında çalışmak işlerin giziliği ve güvenliğini de etkileyen bir konu. Yeni tip güvenlik önlemleri, yeni tip sözleşmeler, gizlilik ve güvenlik konusunda sorumluluğun paylaşılması gibi faktörler devreye girecek.

Ofiste olanların ortamında gelirsek, orada sosyal mesafe kurallarıyla bizleri yepyeni ofisler bekliyor. Ofislerin dijital dönüşümünde açık ve ortak çalışma alanlarını konuşuyorduk; ofislerin geleceğinde dizaynı, yerleşimi, yeni havalandırma kurallarıyla bambaşka şeyleri konuşacağız. 

Ofis masalarımızın yerleşimi de kapladığı alan da değişecek. Son zamalarda 1.8 metreden 1.4 metreye kadar küçülmüştü mesela, şimdi birbirimize çok yakın oturmak istemediğimiz için masa ölçüleri ve aralarındaki mesafe de değişecek.

Apple ve Bloomberg gibi şirketler için ofisler dizayn eden Arjun Kaicker, şimdilerde futuristik ofisler tasarlarken “ Her şey takımlar arasındaki engelleri yıkmakla ilgiliydi, ancak artık mekanların birbirine çok fazla akacağını düşünmüyorum. Sanırım daha geniş koridorlar ve kapılar, bölümler arasında daha fazla bölüm ve çok daha fazla merdiven göreceğiz.’ diyor. Hatta çalıştıkları son şirket için ‘temassız yollar’ etrafında ofisler tasarladığını görüyoruz. ‘Temassız yollar’ı olan ofislerde çalışanlar binada gezinmek için nadiren elleriyle bir yüzeye dokunmak zorunda kalacaklar. Asansörler bir akıllı telefondan çağrılabilecek, böylece hem dış hem de içeride bir düğmeye basma gereği ortadan kalkacak, ofis kapıları hareket sensörleri ve yüz tanıma kullanılarak otomatik olarak açılacak. 

Temiz hava ofis sağlığını korumak için temel ihtiyaçlardan biri. Bu noktada ofis içindeki hava ile dışarıdaki havanın sirkülasyonu üzerine daimi temiz hava sağlayan akıllı teknolojilerle dolantılmış havalandırma sistemlerine ihtiyacımız olacak.

COVID-19 pandemisi pek çok yönden çalışma ortamımızı değiştiriyor. Serinin bir sonraki bölümünde örnek ofis yaklaşımlarıyla Çin nasıl yeniden yapılanıyor, birlikte inceleyeceğiz.